Desain dan Perilaku Organisasi

BAB 5

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISME

PENGERTIAN ORGANISASI

·        Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Dalam berbagai aktivitas, kita selalu berkaitan dengan organisasi. Banyak keberhasilan perusahaan bergantung pada organisasi.

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi sebagai berikut :

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk  mencapai tujuan.

Defenisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu:

1.      Interaksi manusia

2.      Kegiatan mengarah pada tujuan

3.      Struktur.

ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

·        Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Struktur formal ini dibuat untuk meliputi pekerjaan yang harus dilakukan; dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :

1. wewenang,
2. tanggung jawab,
3. pertanggungjawaban,
4. delegasi,
5. koordinasi.

·        Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.

Organisasi informal terjadi dalam semua perusahaan kerena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban.

Dalam kelompok kerja terdapat tiga katagori karyawan, yaitu :

-         Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)

-         Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)

-         Anggota-anggota kelompok luar (out group)

Organisasi informal tidak selalu menyebabkan jeleknya pelaksanaan kerja. Kadang-kadang organisasi informal justru merupakan cara terbaik untuk memberikan informasi yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.

·        Sentralisasi VS Desentralisasi

Istilah sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai dalam manajemen. Persoalannya adalah, seberapa besar wewenang itu harus didelegasikan oleh manajemen keseluruh organisasi?

Organisasi yang Disentralisir

            Organisasi disentralisir merupakan sebuah system yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

          

        Organisasi yang Didentralisir

           Organisasi yang didisentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNNYA

·        Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu:

1.      Interaksi kemanusiaan

2.      Kegiatan yang terarah ke tujuan

3.      Struktur

  Hierarki Tujuan

Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.

  Departementalisasi

Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi.

  Wewenang dan Tanggung Jawab

Tingdakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.

Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas-tugas yang ditugaskannya.

  Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer?

Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer disamping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlahoptimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.

Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah:

1. Jenis Pekerjaan
2. Pelatihan Karyawan
3. Kemampuan Manajer
4. Efektifitas komunikasi.

  Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

Mengapa terjadikecenderungan untuk menambah karyawan pada tingkat yang lebih tinggi dibanding peningkatan pekerjaan? Menurut Parkinson, penyebabnya terletak pada:

1. Keinginan manajer sendiri untuk membangun ”kerajaan” dengan menambah bawahan.
2. Kerja tulis yang diciptakan oleh adanya kesempatan kerja dari karyawan tambahan.

·        Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

Bentuk struktur organisasi ini bermacam-macam,tetapi pada pokoknya ada empat,yaitu: organisasi garis (line organization),  organisasi garis dan staf (line and staf organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (committee) dan organisasi matrik.

·        Organisasi Garis

a.      Kebaikan Organisasi Garis

-         Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah

-         Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.

-         Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah, sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.

-         Menghemat biaya,sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.

b.      Keburukan Organisasi Garis

-         Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.

-         Tidak adanya spesialisasi tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.

-         Kurangnya kerjasama di antara masing-masing bagian.

·        Organisasi Garis dan Staf

Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan.

a.      Kebaikan Organisasi Garis dan Staf

-         Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya.

-         Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi kerja.

-         Staf dapat mendidik para petugas

-         Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.

b.      Keburukan Organisasi Garis dan Staf

-         Kadang-kadang staf tidak lagi memberi saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.

-         Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf staf daripada atasannya.

-         Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.

·        Organisasi Fungsional

a.      Kebaikan

-         masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya.

-         Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.

b.      Keburukan

-         Membingungkan para pekerja

-         Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan

-         Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi

-         Kurangnya koordinasi

·        Organisasi Komite

Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan.

Untuk membemtuk Komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

-         suasananya santai dan bersifat informal

-         semua anggota komite ikut ambil bagian

-         Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya

-         Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.

-         Keputusan diambil secara konsensus

-         Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat

-         Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain

1. Kebaikan komite

-         merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat diantara beberapa anggota.

-         Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik

-         Menciptakan koordinasi yang lebih baik

2. Keburukan Komite

-         Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya.

-         Keharusan untuk berkompromi

-         Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi.

·        Organisasi Matrix

Organisasi Matrix juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi dimana para spesialis dari bagian-bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

a.      Kebaikan Organisasi Matrik

-         Luwes

-         Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik.

-         Memberikan alat inovasi

b.      Keburukan Organisasi

-         Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan  ini melanggar prinsip kesatuan yang tradisional.

-         Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu

-         Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer bagian lain

PERILAKU KEORGANISASIAN

·        Kelompok Kerja

Dalam organisasi bisnis, kelompok kerja itu merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok.

·        Motivasi

Motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berprilaku seperti saat mereka lakukan.

·        Pekerjaan dan Sikap Jabatan

Kepuasan jabatan telah dikaitkan dengan perputaran dan absentiisme dalam angkatan kerja. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

·        Kepemimpinan

Dalam perusahaan kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan.

Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik.