BAB 4
MANAJEMEN UMUM
PENGERTIAN MANAJEMEN
· Arti dan Fungsi Manajemen
Manajemen menurut Profesor Oei Liang Lee adalah
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen mempunyai 5 fungsi,yaitu:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang:
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa dan
d. Kapan akan dilakukan
Jadi untuk mencapai tjuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang disebut fungsi.
· Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah :
1. Manajemen puncak atau manajemen eksekutif,
Yaitu jenjang tertinggi adalah manajemen puncak
2. Manajemen madya atau manajemen administratif,
Yaitu jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu
3. Manajemen oprasional atau manajemen supervisori.
Yaitu manajemen yang terendah.
LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
· Gerakan Manajemen Ilmiah
Prinsip-prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien:
Prinsip 1 : Semua pekerja dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.
Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar inentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan pekerja.
SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
· Sekolah Klasik (classical school)
Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajemen primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
· Sekolah Perilaku (behavioral school)
Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer dalam tahun 1950-an.
Sekolah perilaku tersebut menarik beberapa disiplin seperti psikologi dan sosiologi sebagai bagian dari latar belakang pendidikan manajer.
· Sekolah Ilmu Manajemen ( manajement science school )
Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
· Analisis Sistem
Analisis sistem menawarkan suatu alat untuk melihat kegiatan intern dan ekstern dari perusahaan.
Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk suatu organisme fungsi.
· Manajemen Hasil
MBO (management by objectives) adalahsuatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan.
Mereka yang telah menggunakan program-program MBO percaya bahwa program itu mempunyai manfaat yang pasti.
PERENCANAAN
· Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan (objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran di mana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.
d. Prosedur
Prosedur merupakan tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua tindakan .
e. Aturan (rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.
f. Program
Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.
· Kegunaan Perencanaan
a. Mengurangi Ketidakpastian serta perubahan pada Waktu Mendatang
Sebalum melakukan sesuatu untuk waktu yang akan datang, lebih dulu dibuat suatu pedoman atau dasar atau standard dimana standard ini dapat dipakai sebagai ukuran.
b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan
Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Perancanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju kepada satu sasaran/ tujuan yang telah ditetapkan.
c. Memperingan Biaya
Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
d. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan
Pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yang telah direncanakan.
· Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
a. Menetapkan Tujuan
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan tujuan. Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan.
b. Menyusun Anggapan-anggapan (premising)
Langkah kedua yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan. Anggapan-anggapan yang dicari adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadap suatu rencana.
c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
Banyak sekali cara yang dapat ditempuh untuk mencapai suatu tujuan.
d. Mengadakan Penilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang sudah Dipilih
Hasil kerja yang telah dicapai oleh seeorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.
e. Mengambil Keputusan
Setelah diadakan pernilaian dengan mengadakan pembandingan serta pertimbangan-pertimbangan yang masak terhadap berbagai alternatif.
f. Menyusun Rencana Pendukung
Dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain.
· Perencanaan Merupakan proses Pendekatan yang Rasional
Dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.
· Jangka Waktu Perencanaan
Perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan,yaitu:
- Perencanaan jangka panjang
- Perencanaan jangka Menengah
- Perencanaan jangka pendek
Perencanaan pembangunan duapuluh lima tahun diindonesia yang dikenal dengan nama Era Pembangunan, merupakan salah satu contoh perencanaan jangka panjang.
· Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
Kesulitannya mencari anggapan secaa teliti merupakan salah satu faktor yang membatasi perencanaan. Oleh karena itu, anggapan-anggapan yang tepat pun sulit untuk ditentukan.
b. Perubahan yang Sangat Cepat
Suatu kehidupan yang bersifat dinamis dapat dikatakan baik. Akan tetapi , jika perubahan yang terjadi terlalu cepat, maka dapat menimbulkan berbagai kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan.
c. Kekuatan Internal
Kekuatan internal merupakan kekuatan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/perusahaan.
- Kekuatan Psikhologis
Kadang-kadang orang kalau sudah mempunyai suatu pendapat sulit untuk diubah, demikian pula cara berfikirnya.
- Kekuatan karena adanya Prosedur dan Kebijakan
.Sekali prosedur dan kebijakan ini dibuat dan dapat diterima oleh orang banyak, maka sulitlah untuk diubah.
- Kekuatan Sumber Daya dan Dana
Kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan di waktu mendatang menjadi sangat terbatas.
d. Kekakuan Eksternal
Kekakuan eksternal ini sangat sulit untuk dikendalikan dan diawasi oleh para manajer. Dengan demikian faktor tersebut sangat membatasi suatu perencanaan.
e. Waktu dan Biaya
Waktu yang harus dikeluarkan untuk menyusun suatu peramalan, menilai berbagai alternatif atau aspek-aspek lain dari perencanaan dapat dikatakan tidak terbatas.
· Pengambilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
- Harus berusaha untuk mendapatkan suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positive.
- Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.
- Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan penilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.
- Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik.
b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti:
- operation research
- teori probabilitas
- linear progamming
alat-alat pengambilan keputusan:
- Analisa Risiko
Pertimbangan untuk memasarkan produk baru ke pasar misalnya tergantung kepada beberapa variabel kritis berikut:
1. Biaya pengenalan
2. Biaya produksi
3. Investigasi modal yang dibutuhkan
4. harga dan
5. market share yang dapat dicapai
- Pohon Keputusan (decision Tree)
Cara lain yang dapat ditempuh untuk menganalisis keputusan adalah dengan jalan melihat berbagai kemungkinan arah yang dapat diambil dari berbagai jenis keputusan. Suatu keputusan yang diambil dapat menimbulkan berbagai akibat dan kemungkinan ini yang disebut pohon keputusan.
PENGORGANISASIAN
· Pengertian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok yaitu : personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Hubungan-hubungan yang timbul didalam organisasi dapat berbentuk:
a. Hubungan Informal
Hubungan yang menyangkut dengan kemanusiawian.
b. Hubungan Formal
Hubungan yang dilakukan dengan sengaja.
Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu :
1. Tanggung Jawab
Kewajiban-kewajiban bagi individu untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.
2. Wewenang
Hak untuk mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan oleh seseorang.
3. Pertanggung jawaban
Hasil pekerjaan yang telah dicapai dimana hasil pekerjaan tersebut harus dilaporkan kepada pihak yang berwenang.
· Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan, dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian .
Jadi, antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan lainnya.
· Rentangan Kekuasaan
Faktor-faktor yang mempengaruhi banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan yaityu :
a. Latihan dari Bawahan
Bawahan yang mendapatkan latihan sempurna akan mengurangi frekuensi hubungan dengan pimpinannya.
b. Pendelegasian Wewenang
Organisasi yang kurang teratur dapat memberikan pengaruh yang kurang menguntungkan terhadap frekuensi hubungan antara pimpinan dan bawahan.
c. Perencanaan
Dalam hal ini penyusunan perencanaan, kerja perencanaan, wewenang dari pelaksana dan sejauh mana para pelaksana dapat memahaminya, sangat mempengaruhi hubungan mereka dengan pimpinan.
d. Teknik Komunikasi.
Teknik komunikasi yang baik akan mempengaruhi pula rentangan kekuasaan yang ada. Selain mudah dimengerti perintah-perintah dari pimpinan juga akan mempererat hubungan dengan bawahannya.
· Dasar-dasar Penggolongan Bagian didalam Organisasi
Pengelompokan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut :
a. Didasarkan pada Suatu Angka
Dasar penggolongan dengan menggunakan angka ini biasanya terdapat di bidang kemiliteran.
b. Didasarkan pada Waktu
Dasar waktu biasa dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas dipabrik.
c. Didasarkan pada Fungsi Perusahaan
Masing-masing karyawan yang berada dibagian produksi tidak perlu menjalan kan aktivitas-aktivitas yang menjadi tanggung jawab bagian keuangan.
d. Didasari pada Luas Daerah Operasi
Sebuah perusahaan yang memiliki daerah operasi sangat luas, dapat mendirikan cabang-cabang di beberapa daerah.
e. Didasarkan pada jenis Barang yang Dihasilkan
Memerlukan kemampuan teknis yang berbeda pula.
f. Didasarkan pada Jenis Langganan
Diadakan penggolongan karyawan beserta aktivitasnya menurut jenis langganan perusahaan.
· Karakteristik Struktur Organisasi
Ada dua karakteristik dasar:
- Keseimbangan dalam Organisasi
Adanya beberapa bagian didalamnya.
- Fleksibel
Kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri.
PENGARAHAN
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Prinsip-prinsip pengarahan :
- Prinsip mengarah kepada tujuan
- Prinsip keharmonisan dengan Tujuan
- Prinsip Kesatuan Komando
· Cara-cara Pengarahan
a. Orientasi
Cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
b. Perintah
- perintah umum dan khusus
- perintah lisan dan tertulis
- perintah formal dan informal
c. Delegasi Wewenang
Pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.
· Komunikasi
- Komunikasi harus jelas
- Prinsip Integritas
- Prinsip Penggunaan Organisasi Informal
· Motivasi
- Motivasi Positif
Proses mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu.
- Motifasi Negatif
Proses mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa.
PENGKOORDINASIAN
· Prinsip-prinsip Koordinasi
- Prinsip Kontak Langsung
- Prinsip Penekanan pada Pentingnya koordinasi
- Hubungan Timbal balik diantara faktor-faktor yang ada
· Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
a. Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
PENGAWASAN
· Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen.
· Langkah-langkah Pengawasan
a. Menciptakan Standartd
b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan standard
c. Melakukan Tindakan Koreksi
· Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
- pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
- melaporkan setiap penyimpangan
- pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
- harus obyektif
- luwes
- ekonomis
- mudah dimengerti
- serasi dengan pola organisasi
- diikuti dengan perbaikan/ koreksi
No comments:
Post a Comment